Donald Rumsfeld, Secretario de Defensa de USA durante la primera presidencia de George W Bush, en un informe de prensa sobre la situación de Afganistán en 2002, acuñó la que se considera por muchos la mejor conceptualización de incertidumbre diciendo: “Como todos sabemos, hay cosas que sabemos que sabemos. También sabemos que hay cosas que no sabemos. Pero también sabemos que hay cosas que no sabemos que desconocemos”, es precisamente esto último lo que define lo que es considerado incertidumbre, todo aquello que no estamos en la capacidad de prever o que simplemente es imposible de anticipar, se refiere a todo evento o circunstancia que resulta absolutamente desconocida. Cuando esos eventos o circunstancias pueden ser anticipados, estando en la capacidad de determinar la probabilidad de su ocurrencia, el impacto que tendrán e incluso diseñar mecanismos para controlar o mitigar esos impactos en caso de ser negativos o aprovecharlos como oportunidades en caso de ser positivos, estamos hablando de riesgos.
Los proyectos tiene una fase inicial en su concepción que es la planificación, la cual se estructura a partir de supuestos, simulaciones y escenarios posibles, concibiendo el proyecto en las condiciones mas probables, pero indiscutiblemente, siempre existe un porcentaje de incertidumbre frente a lo que realmente va a ocurrir al momento de ejecutar lo planificado. En este punto se esta frente a dos escenarios, el primero es la previsión de la probabilidad de ocurrencia de un evento futuro e incierto con la determinación del impacto que ese evento tendrá en el cumplimiento de los objetivos del proyecto y la consecuente obtención de los beneficios y expectativas de los interesados; el segundo escenario es la ocurrencia durante la ejecución del proyecto de un evento no previsto, que igualmente afecta al proyecto, sea generando una oportunidad o una amenaza, siendo la consecuencia positiva o negativa.
De acuerdo a lo dicho el riesgo y la incertidumbre es inherente a los proyectos, de ahí, que todas los estándares y metodologías de gestión de proyecto contemplan dentro de sus áreas de conocimiento la gestión de riesgos, ya que es imposible no enfrentarse a lo desconocido mientras formulas o ejecutas un proyecto. Para el caso del estándar PMI, los procesos que incluye dentro de la gestión de riesgos son: Planificar, identificar, Análisis cualitativo, análisis cuantitativo, planificación de las respuestas, implementar las respuestas y el monitoreo a los riesgos.
De acuerdo a los procesos relacionados, el ciclo iterativo que proponen el PMBOK sexta edición para la gestión de riesgos, es inicialmente describir como se van a llegar a cabo las actividades inherentes a gestión del riesgos dentro de un proyectos, en segundo lugar los riesgos deben ser identificados, tanto aquellos que son propios del proyectos como la variabilidad en los costos o cronograma como los generales como la eventual variación la TRM o cambios de regulaciones, entre otros, determinando de la misma forma las fuentes que dan lugar a estos riesgos, en tercer lugar realizar la valoración cualitativa y cuantitativa del impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de los riesgos identificados, así como las correlaciones existentes entre ellos y con otras eventuales fuentes de incertidumbre, en cuarto lugar es la formulación de las acciones a emprender frente a cada riesgo, encaminada a su mitigación o control, y ante la materialización del riesgos la implementación debida de la estrategia diseñada, en último término el continuo seguimiento a los ya riesgos ya evaluados, a aquellos que al haberse concretado se haya hecho necesario la implementación de medidas de mitigación y lo mas importante la identificación de riesgos sobrevinientes no previstos y los mecanismo de respuestas ante estos.
Toda empresa u organización que tenga dentro de la estructura de su negocio la gestión de proyectos, debe determinar su apetito al riesgo, es decir, la tolerancia y aceptabilidad al mismo, suele evaluarse una relación de proporcionalidad entre a que tanto riesgo estoy dispuesto a exponerme en función a la rentabilidad que obtendré, tradicionalmente se ha dicho que la relación es directamente proporcional, es decir, que entre mas arriesgado sea un proyecto mayor es el retorno de la inversión, situación que no siempre es cierta y no siempre se cumple, en todo caso es fundamental para una organización orientada a proyectos establecer unos parámetros objetivos vinculados al sector económico al que pertenece respecto al riesgo, mas allá de la evaluación que se le hace a cada proyecto, el gestor debe contar con una estructura para la planificación y mitigación de los riesgos inherentes a su actividad y que se encuentra integrada con la estructura financiera y corporativa de la organización.
En resumen la inadecuada gestión de riesgos es una de las principales causales para el fracaso de los proyectos, el poder prever la ocurrencia de determinados eventos y las consecuencias que tendrán para el proyecto es fundamental, principalmente la previsión financiera del costo de la respuesta planificada, es decir, es fundamental dentro de la estimación de costos, presupuestos y la proyección de flujos de caja que se simulen y evalúen todos los escenarios posibles, para de esa forma constituir las respectivas reservas que puedan solventar la materialización de circunstancias previstas e incluso la eventual ocurrencia de aquellas que desconocemos en absoluto. Por lo tanto la recomendación es proyectar de manera conservadora nunca a partir de los escenarios y resultados optimistas, constituir las reservas debidas tanto de los previsto como de los desconocido, ser realistas con las holguras contempladas en materia de cronograma y presupuesto y propender por análisis estocásticos y no deterministas al momento de la evaluación financiera de cualquier proyecto.
By Melissa Franco, Coordinadora Juridica.
